Rouw richtlijn (Hockeyclub) Zwaluwen

Iedere vereniging heeft te maken met sterfgevallen. Onder leden, maar ook in de cirkel rond de vereniging, ons netwerk, zoals oud leden, familieleden van (jeugd)leden, sponsors of andere relaties.

Wij hebben als vereniging (en bestuur) een verantwoordelijkheid in dit soort situaties. Om die reden hebben we een richtlijn opgesteld zodat voor alle betrokkenen duidelijk is wat te doen bij welke gebeurtenis.

Elk overlijden is maatwerk. Om die reden dient afstemming plaats te vinden met naasten/familie waardoor de acties die worden uitgezet passend en gewenst zijn voor de nabestaanden.

 

Wat te doen en wanneer?

Afgelasten volledige programma of delen van het programma

• Bij overlijden van een eigen lid of een lid van een andere vereniging op ons veld worden alle thuiswedstrijden direct gestaakt/afgelast.
• Bij overlijden van een eigen lid worden uitwedstrijden die nog moeten worden gespeeld direct afgelast.
• Als er één dag of meer tussen het programma en het overlijden zit, wordt er niets afgelast. Iedereen kan op deze manier op een wedstrijddag een eigen invulling geven aan de rouw.
• Als de begrafenis plaatsvindt op een competitiedag wordt de wedstrijd van betreffende team(s) alleen afgelast als het eigen leden betreft. Overige programma gaat wel door, maar alleen de corebusiness.
• Geplande feesten, happenings gaan het eerste weekend na het overlijden van eigen leden niet door.

 

 

De vlag halfstok en een periode van ingetogenheid

• Bij eigen leden of personen die functies vervullen binnen de vereniging hangen we de vlag altijd halfstok tot en met één weekeinde na de begrafenis/crematie.
• Gedurende deze periode geen muziek bij het nest / in het clubhuis.
• Gedurende deze periode geen andere vlaggen dan de clubvlag.

 

 

Een plechtigheid op de club zelf en plaatsen van annonce

• Plechtigheid is iets wat de nabestaanden in eerste instantie bepalen. Alleen te overwegen als het een prominent lid betreft, die veel voor de vereniging doet of heeft gedaan en waarbij de vereniging een centrale plaats inneemt in de familie/het gezin.
• Een annonce plaatsen als het een bestuurslid betreft of een erelid.
•  In welke krant de annonce wordt geplaatst, wordt in eerste instantie bepaald door de nabestaanden en aanvullend eventueel door ons, afhankelijk van de doelgroep die we (ook) willen bereiken.
• Persbericht uitsluitend te overwegen als gaat om een persoon die ook buiten de vereniging bekendheid geniet. Dit alleen in overeenstemming met de nabestaanden.  

 

Communicatie op de website, sociale media kanalen en/of nieuwsbrief

• Bij ereleden, leden van verdienste, commissieleden en bestuursleden dient er melding te worden gemaakt van het overlijden op de website. Na overeenstemming met de nabestaanden kan een foto worden geplaatst.
• Bericht opnemen in de eerstvolgende nieuwsbrief.
• Bij ereleden, leden van verdienste of een bestuurslid wordt een "in memoriam” op de website geplaatst (bij voorkeur door de voorzitter).
• Openen condoleance register slechts in uitzonderlijke gevallen en altijd na overleg met betrokken nabestaanden.

 

Spelen met rouwband en/of één minuut stilte

• Een team waarvan de overledene deel uitmaakt, speelt de eerstvolgende wedstrijd met een rouwband, mits de nabestaanden hiermee akkoord gaan.
• Er wordt altijd één minuut stilte in acht genomen voorafgaand aan de eerste wedstrijd na het overlijden van een spe(e)l(st)er of familielid van een spe(e)l(st)er door het betreffende team.
• Bij overlijden van bestuursleden, prominente leden of ereleden wordt door de eerste teams (dames en heren) in de eerstvolgende wedstrijd 1 minuut stilte in acht genomen. Teams staan netjes in gelid, dit straalt kracht en eerbied uit.  

 

Begeleiden van betreffende spe(e)l(st)er en/of team

• Wanneer een team niet wil spelen of andere wensen heeft, moet alle medewerking worden verleend.
• Bij overlijden van familieleden (eerstegraads) moet veel aandacht en zorg besteed worden aan spe(e)l(st)er en/of team door in eerste instantie de coach en teambegeleider. Bestuur faciliteert waar nodig. 

 

Afscheid: Begrafenis/crematie

• Aanwezigheid van het bestuur bij overlijden ereleden, leden van verdienste en bestuursleden.
• Krans vanuit het zittende bestuur voor ereleden en bestuursleden, mits de nabestaanden akkoord zijn.
• Teamaanwezigheid in onderling overleg.

 

Persoonlijke aandacht

• Bespreek gekozen maatregelen te allen tijde met de nabestaanden of vertrouwenspersoon van de overledene.
• Bij overlijden van familieleden (eerstegraads) van leden volstaat een condoleance brief of kaart namens het bestuur en de leden van de vereniging.
• Een persoonlijke, gepaste condoleancebrief namens het team naar de nabestaanden. 

 

Communicatie

Intern

• De coach/teambegeleider (zij overleggen onderling wie) brengt zo snel als mogelijk de (ouders van) teamleden op de hoogte van het overlijden, evenals de trainer.
• De coach/teambegeleider brengt ook zo snel mogelijk de voorzitter van de vereniging op de hoogte.
• De voorzitter zorgt ervoor dat alle relevante personen worden geïnformeerd.

 

Extern / representatie

• De betrokken coach/teambegeleider informeert direct betrokken partijen (andere verenigingen, KNHB, eventuele andere partijen) over het overlijden en waar binnen de club voor wordt / is gekozen.

 

Checklist

Interne communicatie

1. De coach/teambegeleider (zij overleggen onderling wie) brengt zo snel als mogelijk de (ouders van) teamleden op de hoogte van het overlijden, evenals de trainer.
   De coach/teambegeleider brengt ook zo snel mogelijk de voorzitter van de vereniging op de hoogte. Deze zorgt ervoor dat alle relevante personen worden geïnformeerd.

 

2. Zo snel als mogelijk wordt door het bestuur een bericht geplaatst op de Zwaluwen website dat een lid/persoon met een functie binnen de vereniging is overleden. Tevens wordt vermeld welke consequenties er zijn:
   - afgelasten wedstrijden,
   - herdenkingsbijeenkomst,
   - clubrouw e.d.
   
   
3. In de eerstvolgende nieuwsbrief wordt het overlijdensbericht vermeld. Optioneel: een in memoriam.
   
   
4. Bij overlijden van leden en personen die een functie vervullen binnen de vereniging kan na overleg met de nabestaanden een condoleanceregister worden geopend.
   
   
5. Zorg en aandacht voor het desbetreffende team.
   
   

 

Extern / representatie

1. Een persoonlijke, gepaste condoleancebrief namens het team naar de nabestaanden.
   
   
2. Het bestuur informeert indien van toepassing per brief/mail andere partijen (verenigingen, KNHB, andere partijen) over het overlijden.
   
   
3. Bijwonen uitvaart
   - Teamaanwezigheid en bloemen vanuit het team in onderling overleg.
   - Aanwezigheid van het bestuur bij overlijden ereleden, leden van verdienste, bestuursleden.
   - Krans vanuit het zittende bestuur voor ereleden en bestuursleden, na akkoord nabestaanden.
   
   
4. Bij eigen leden of personen die functies vervullen binnen de vereniging hangen we de vlag altijd halfstok. Er volgt een periode van ingetogenheid tot en met één week na de begrafenis/crematie. Geen muziek in het nest/clubhuis en geen festiviteiten.
   
   
5. Een team waarvan de overledene deel uitmaakt speelt de eerstvolgende wedstrijd met een rouwband, mits de nabestaanden hiermee akkoord gaan. Er wordt altijd één minuut stilte in acht genomen voorafgaand aan de eerste wedstrijd na het overlijden van een spe(e)l(st)er of familie van een spe(e)l(st)er door het desbetreffende team.
   Bij overlijden van bestuursleden, prominente leden of ereleden wordt door de eerste teams (dames en heren) in de eerstvolgende wedstrijd één minuut stilte in acht genomen.